Руководителям часто внушают, что они не должны заниматься микроменеджментом. Вместо этого следует нанимать квалифицированных, умных, инициативных сотрудников, давать им инструкции и не мешать. И хотя эта стратегия в целом верна, всегда найдутся исключения, которые опровергают правило. Среди них уместность активной коммуникации в период перемен и с удаленными сотрудниками.
Чрезмерное общение как часть управления
В последние годы бизнес-эксперты начали отходить от описанного выше подхода, рассуждая о преимуществах чрезмерной коммуникации. В прошлом менеджерам советовали не перегружать сотрудников информацией и в идеале использовать один тип общения для передачи инструкций: личная встреча, электронная почта или телефон.
Избыточное общение противоречит этим концепциям. Оно может показаться навязчивым, но это не всегда так. За последние пять лет бизнес-среда изменилась, в основном из-за пандемии COVID, последовавших за ней ограничений и одновременного роста популярности удаленной работы.
Помните пословицу «Повторенье – мать ученья»? Иногда необходимо говорить много, чтобы указания дошли до подчиненных в целости и сохранности. В своих книгах гуру менеджмента повторяют одну и ту же информацию по крайней мере дважды. Они понимают, что с первого раза ее можно не заметить или пропустить.
Рассмотрим пять доводов в пользу чрезмерной коммуникации и советы по ее использованию.
Это должно быть просто
Активное общение может быть ненавязчивым и простым. Например, как короткий вопрос: «Как продвигается отчет, Сергей?» Заданный между делом, он не вызовет напряжения, но позволит получить нужную информацию. Можно время от времени отправлять электронное письмо, сообщение в мессенджере, чтобы узнать готовность продукта или результаты совещания.
В периоды кризиса или перемен старайтесь общаться чаще
Когда будущее кажется неопределенным, поддерживайте постоянную связь со своей командой. Сделайте так, чтобы проверки, обновления и последующие действия стали частью обычного набора инструментов. Последовательная и четкая коммуникация даст правильное понимание деталей и этапов проекта.
Убедитесь, что подчиненные знают, что от них нужно. Недостаток общения в такие периоды или общение на привычном уровне заставят членов команды чувствовать себя растерянными и брошенными.
Чрезмерная коммуникабельность для прояснения указаний
Одно общее собрание компании не решит всех вопросов. Даже если участники совещания будут делать подробные заметки, часть сообщений дойдет не до всех заинтересованных. Соберите подчиненных, обрисуйте ситуацию, дополнительно акцентируйте текущие задачи.
Рассказывайте о миссии, видении, целях и приоритетах компании, когда к команде присоединяется новый человек (даже если это штатный сотрудник). Не утомляйте подчиненных подобными напоминаниями, но поощряйте их вспоминать стратегические послания руководства.
Активное общение с удаленными сотрудниками
Эпоха COVID показала, что многие штатные работники могут прекрасно работать удаленно. Но встала задача взаимодействия, контроля и отчетности. Чрезмерная коммуникабельность становится обязательной, поскольку:
- удаленная работа может привести к тому, что сотрудники потеряют ощущение работы в команде;
- несмотря на возможности видео форматов в мессенджерах, члены команды не могут общаться друг с другом лицом к лицу.
Попросите их сразу сообщать, если они не поняли поставленную задачу или не успевают вовремя все сделать. Только не опускайтесь до уровня «информационного отравления», когда перегруженность создает дополнительную путаницу.
Попробуйте несколько методов общения
Вот еще один момент, когда чрезмерная коммуникативность расходится с традицией. Вместо того чтобы придерживаться исключительно одного метода передачи информации, приказов и указаний, разнообразьте его. Например, после собрания можно разослать электронные письма с разъяснением деталей нового задания. Если обычно пользуется электронная почта, перейдите на звонки, голосовые сообщения или личные встречи с ключевыми работниками.
Чрезмерная коммуникативность должна соответствовать реальности. Первоначальные указания могут стать неактуальными, в методах общения могут появиться пробелы, которые не позволят донести до людей важные вещи. Если это так, то пришло время усилить коммуникацию.
Читать по теме: Истинная или фальшивая продуктивность на работе: как распознать?
