«Один на один» – так переводится название формата регулярных встреч руководителя и подчиненного. Особенность состоит в плановости проведения, предварительном обсуждении темы и мотивационной направленности.
Рассмотрим основы таких бесед.
Цели и направленность
- Это специально отведенное время для обсуждения вопросов работы, личностного и карьерного роста сотрудника. В идеале беседы «one-on-one» сбалансированы между ростом, общением, мотивацией и текущими проблемами.
- Встречи не стихийны, рассматриваются как специальный инструмент управления и работы с персоналом. Служат задачам поддержания вовлеченности членов команды и укрепления доверия между ними.
- Беседы могут стать способом решения распространенных проблем на рабочем месте. Можно обсуждать насущные вопросы, но это должно быть нечто большее, чем просто совещание.
Продолжительность и периодичность
Наиболее распространенным вариантом практики считают 30-минутные еженедельные встречи. Но их продолжительность и частота может варьироваться в зависимости от взаимоотношений менеджера и сотрудника.
Для первой беседы получаса достаточно. С течением времени становится понятно, как выстраивать и регулировать длительность обсуждения. Тем не менее чаще 1 раза в неделю такие мероприятия проводятся редко.
Структура и модели проведения
- Идеальным сценарием является такой: подчиненный в течение определенного периода времени накапливает вопросы, которые хочет обсудить с руководителем. Вместо того чтобы назначать встречу каждый раз, когда возникает одна из проблем, выбирается время, которое будет соответствовать расписанию обеих сторон.
- Модель «10 – 10 – 10» оптимальна для проведения встречи «one-on-one». 10 минут дается непосредственному руководителю, затем 10 минут для вопросов сотрудника. Оставшееся время посвящается обсуждению итогов, планированию будущих бесед.
- Модель «Свобода от диктата». Повестка дня устанавливается подчиненным и может меняться в зависимости от наличия злободневных вопросов, потребности в поддержке или обратной связи. Но раз в квартал тема беседы устанавливается заранее. Во время этого ежеквартального мероприятия проводится карьерная сессия, на которой обсуждается продвижение по службе, дается более формальная обратная связь о результатах текущего квартала. А раз в полгода проводится проверка эффективности работы.
- «Принцип диктует темы». Начальник устанавливает руководящие концепции проведения бесед, например, обсуждение насущных проблем, которые требуют беседы с глазу на глаз; беседа в формате «вопрос – ответ». Принципы служат отправной точкой. Но так как сотрудники выступают главным объектом встречи, они могут адаптировать повестку дня в зависимости от того, о чем хотят поговорить.
Вот несколько еженедельных шаблонов, которые помогут начать обсуждения «one-on-one».
Шаблон первой встречи:
- Чем вам нравится заниматься вне работы?
- Как, по-вашему, удобнее общаться, получать задания и обратную связь в ходе основной деятельности: телефон, электронная почта, корпоративный портал, мессенджеры?
- Над какими проектами больше всего нравится работать?
- Как выглядит для вас успех через 30 дней?
Шаблон еженедельных встреч:
- Что было самым ярким моментом прошедшей недели?
- Есть какие-либо блокировки, которые я могу помочь устранить?
- Что в повседневной работе кажется сложнее, чем должно быть, если таковое вообще присутствует?
- Если бы я мог что-то сделать по-другому, чтобы помочь, что бы это было?
- Насколько вы довольны балансом между работой и личной жизнью по шкале 1-10? Как мы можем приблизиться к 10?
Шаблон удаленной встречи:
- Как идут дела?
- Что волнует вне работы?
- Что было главным в работе за прошедшую неделю?
- Что в планах на следующий период?
- В чем вам нужна помощь от меня?
- Вас устраивает выбранный уровень и формат общения? Как бы вы его изменили?
В конце концов, то, что работает для одного менеджера и прямого подчиненного, может не сработать для другого. Поэтому необходимо искать процесс и структуру, которые лучше всего подойдут в конкретном отделе и для конкретных сотрудников.
Читать по теме: Как выстроить хорошие отношения с начальством
