Эффективность зависит от множества факторов: наличия лидера, комфортности рабочего места, автоматизации труда, грамотного менеджмента. Внешние неблагоприятные ситуации можно смягчить или устранить, внедряя программные инструменты и технологии управления сотрудниками.
Факторы, влияющие на эффективность работы
- Здоровье и благополучие сотрудников. Такие обстоятельства, как доступ к медицинскому обслуживанию, полноценный отдых, инициативы по обеспечению баланса между работой и личной жизнью, оказывают влияние на физическое и психическое самочувствие людей.
- Условия на рабочем месте: освещение, температура, уровень шума, общая планировка, чистота, места отдыха. Удобное и хорошо спроектированное рабочее пространство помогает сконцентрировать внимание, в то время как некомфортная обстановка приводит к постоянным отвлечениям и утомляемости.
- Время и усилия, необходимые для поездки на работу. Долгая дорога, пробки, ненадежный общественный транспорт приводят к усталости и раздражительности уже в начале рабочего дня.
- Экономические условия, как в глобальном масштабе, так и в конкретных сферах. Такие факторы, как рыночный спрос, финансовая стабильность и отраслевые тенденции, влияют на ресурсы компании, заполненность штата, уровень зарплаты.
Грамотные методы управления и технологии подскажут, как повысить эффективность на работе, смягчить или устранить внешние факторы.
Организация делового общения
- Задокументируйте все должным образом. Чтобы можно было легко найти маркетинговый отчет, получить доступ к контактным данным клиента, понять задачи, которые нужно выполнить сегодня. Создайте шаблоны и модули в программах управления проектами. Тогда будет легче начать новое дело, выполнить его без ошибок.
- Обратите внимание на письменное общение. Переписка в онлайн-формате не позволяет увидеть мимику, понять тон или язык тела. Это может привести к недоразумениям. Поэтому всегда делайте паузу перед ответом и перечитывайте свои сообщения, чтобы придать им правильный тон и эффект, прежде чем нажимать кнопку «Отправить»;
- В командной работе всегда уточняйте задачи, зону ответственности и сроки, чтобы выполнять задания именно так, как требуется. Обеспечьте подотчетность. Предположим, что проект был отложен на 5 дней. Ведение отчетности поможет отследить причину этого, ответственность конкретных лиц, проблемную задачу.
Управление временем
Если возникает много задержек в делах, падает производительность на работе, одной из причин может быть трата времени на бесполезную деятельность. Для работы над важными задачами просто не остается достаточно времени. Необходимо сосредоточиться на устранении или сокращении затрат для выполнения бесполезных действий, таких как ненужные коммуникации, рутинные задачи, которые можно автоматизировать.
Внедряйте тайм-менеджмент, отслеживая те задачи, которые не создают ценности. Сократите дискуссии, автоматизируйте создание отчетов и заполнение типовых документов, установите онлайн-доску управления временем на рабочий компьютер.
Автоматизация и интернет-технологии
Есть множество инструментов, которые помогут оптимизировать работу и выполнять ее эффективно:
- облачное хранилище, предоставленное установленным ПО, для хранения всех файлов в одном месте. Технология позволяет работать в документах одновременно нескольким людям, не затрачивая время на пересылку файлов, согласование, уточнение;
- программы управления задачами со встроенным чатом и мессенджеры облегчают деловую коммуникацию. Электронные письма, усложняющие повседневное общение, могут быть сведены к минимуму;
- инструменты менеджмента проектов, чтобы быть в курсе выполнения основных задач. Специальное ПО позволяют отслеживать выполнение дел, увидеть пробелы, отставания, комментировать и перераспределять задачи;
- средства видеоконференцсвязи или инструменты, специально разработанные для разработки и проведения «мозгового штурма» в онлайн режиме. Они снизят затраты времени на обсуждение важных задач и ведение переговоров.
Эффективная работа, на производительность которой не оказывают влияние внешние обстоятельства, мешающие факторы – мечта любого человека. Надеемся, наши советы позволят ее приблизить.
Читать по теме: 10 важных навыков, которые помогут продвинуться в карьере
