Сорванные сроки – это кошмар рабочей жизни, источник напряжения и стресса в быту. Но без оговоренного времени невозможно представить ни одного дела. Чтобы вовремя выполнять задания, необходимо сосредоточиться на двух направлениях: управление собой и управление временем.
Можно себя заставить
Не путайте планирование с выполнением. Независимо от того, насколько хороший у вас план, это всего лишь план. Если не успеваете выполнять работу, настройтесь категорично: «Не сделать нельзя, это не обсуждается!». Излишняя лояльность – путь к срыву проекта.
Если ежедневное внесение данных по продажам в программу 1С требует, по опыту, одного часа, значит потратить на эту работу можно ровно столько. Иначе сорвутся сроки сбора информации по остаткам на складе, поставки в торговые точки. Поступят штрафы за нарушение договоров, план будет не выполнен, KPI не достигнуты, бонусов не видать всему отделу. Получается, что ты не успеваешь выполнить в срок свою часть из-за банальной недисциплинированности, а страдают все.
Избегайте многозадачности. Работа по принципу «все, везде и сразу» имеет больше минусов, чем плюсов. Следите за ходом времени в буквальном смысле. Используйте хронометр в смартфоне или обычный будильник. И пусть они пронзительным звоном напоминают, что время вышло.
Или лучше что-то в себе исправить?
Меняйте самосаботажное поведение. Если за вами водится привычка к прокрастинации, поработайте над ее искоренением. Можно использовать необычную визуализацию.
Например, у каждого из нас есть человек, перед которым хотелось бы выглядеть в лучших качествах. Представьте, что этот человек наблюдает за вашей работой. Как вовремя вы выполняете обязательства, четко и собранно пишете статью, составляете программу, ведете переговоры по телефону. Ему понравится, что вы не отвлекаетесь и не ленитесь. Сыграйте такую роль, а заодно и дело сделаете в срок.
Не всех людей вдохновляют дедлайны. Но правильная мотивация достижения результата может победить любую неприязнь. Что для вас важно: похвала начальника, конкуренция с коллегами, свободное время для шопинга или возвращение к любимому сериалу? Все это будет – и тем раньше, чем быстрее вы закончите работу. Просто напоминайте себе: «Если не успеваю выполнять объем работы, то могу забыть обо всех удовольствиях».
Иногда можно делать такое упражнение: в повседневных мелких делах постепенно сокращайте время выполнения. Потом перенесите эту привычку на крупные проекты. Записывайте все, что делали в течение дня и потраченное время. Назавтра проанализируйте, где минуты и часы были потрачены впустую.
Без тайм-менеджмента не обойтись
- Подумайте над поставленной задачей и ожидаемым результатом. Мысленно представьте, какие сложности могут возникнуть, какие ресурсы придется использовать, чтобы вовремя выполнять этапы задания. Если задача новая и непривычная, вычлените знакомые блоки. Чем их меньше, тем больший запас времени надо взять для выполнения остальной части работы. По возможности, увеличьте временные рамки минимум на 10%.
- Проверьте, есть ли у вас есть все необходимое для оперативного выполнения. Будут ли доступны материалы, информация, оборудование, программы, книги? Если на их поиски и освоение потребуется время – итоговый срок общей задачи придется отодвинуть. Или пожертвовать качеством работы, чтобы все успеть.
- Не забудьте минимизировать воздействие непредвиденных обстоятельств. Полезно иметь автономный источник электроэнергии на случай отсутствия света и отказа работы компьютера. Или точно знать место и время работы офиса, в котором можно распечатать презентацию, если закончится картридж. Тогда не придется оправдываться, что не успеваешь выполнить в срок свою работу.
Используйте визуализацию в виде Диаграммы Ганта
Суть ее в том, что проект делится на мелкие этапы. Для каждого определяется временной промежуток и сроки выполнения. Есть множество онлайн-программ, которые помогут создать такую диаграмму.
Например, общая задача: подготовить съемку встречи выдающихся выпускников со студентами вуза. На оргмоменты дается 9 рабочих дней, начиная со 2 октября. Расписываем подзадачи и сроки: забронировать место и время в коворкинге, согласовать с руководством – 2 - 3 октября; составить и разослать ТЗ операторам, художнику, фотографу, ведущему –4 - 5 октября, согласовать детали с участниками – 6 октября; провести рекламную кампанию среди студентов и преподавателей – с 9 по 12 октября. Все это отражаем в программе и ставим напоминалки.
Надеемся наши советы помогут в ситуациях, когда вы не успеваете выполнять работу. И дедлайны, срывы сроков, стрессы и переживания по этому поводу уйдут в прошлое.
Читать по теме: Как объяснить начальнику, что вы перегружены работой?
