Овладение деловым письмом необходимо профессионалам в любой отрасли. Однако не всегда легко избежать распространенных ошибок, которые могут вызвать путаницу или недопонимание. Старайтесь избегать жаргона, не допускать грамматических ошибок и сделать текст удобным для чтения.
Вот несколько советов, которые помогут сделать деловую переписку эффективной и приятной.
Очень простая аналогия
Ошибки при написании официальных сообщений можно сравнить с тем, как шеф-повар готовит блюдо из неправильных ингредиентов. Представьте, что он случайно добавил соль вместо сахара в десерт. Блюдо будет испорчено.
Точно так же, как шеф-повару необходимо тщательно подбирать правильные ингредиенты для приготовления вкусного блюда, автору сообщения необходимо выбирать правильные слова и формулировки, чтобы эффективно передать свое послание. Чтобы не разочаровать адресата, не сбить читателя с толку и не подорвать доверие к себе.
Игнорирование этапа вычитки письма перед отправкой
После написания даже небольшого сообщения внимательно перечитайте текст, чтобы не пропустить грамматические ошибки, запятые, опечатки, которые могли просочиться во время редактирования.
Проверяйте каждое предложение по отдельности и не полагайтесь на автоматический сервис. Небрежное отношение к грамматике и орфографии может выставить вас непрофессиональным и безответственным человеком.
Если письмо содержит важный месседж, прочитайте текст вслух. А лучше попросите кого-то просмотреть его: свежий взгляд может заметить то, что вы пропустили. Это также гарантирует обнаружение и исправление фактологических ошибок до того, как они смогут причинить какой-либо вред.
Использование сложных грамматических конструкций и терминов
Будьте кратки, избегайте использования ненужных слов и фраз, которые делают текст запутанным и трудным для понимания. Попробуйте применить технику «активного голоса» при написании: проговорите предложение так, как будто выступаете с устным докладом. Сразу станет понятно, где есть громоздкие конструкции, затрудняющие понимание. После такой корректировки текст станет более привлекательным, его будет легче читать.
Еще одна распространенная ошибка делового письменного общения – использование жаргона или технических терминов, непонятных собеседнику. Если один инженер пишет другому инженеру – такое допустимо. Но в официальном общении специалистов разных служб использование узкопрофессиональных понятий может повредить взаимопониманию и сотрудничеству. Сообщение должно быть ясным и лаконичным для широкой аудитории.
Пренебрежительное отношение к внешней стороне письма
В электронной переписке ее создают приемы оформления: абзацы, пробелы, интервалы. Правильное форматирование сделает текст привлекательным визуально и удобным для чтения. Вот основные ошибки, мешающие уяснить тему делового письма:
- длинные абзацы без перерывов делают текст плотным и трудным для понимания. Глаза читателя будут комфортно перемещаться по странице, когда информация представлена небольшими фрагментами;
- несколько разнородных идей в одном абзаце, когда нужно сосредоточиться на одном четком моменте. Ограничьтесь 3-5 предложениями, раскрывающими мысль;
- инструменты форматирования, такие как жирный шрифт или курсив, применяйте экономно. Избегайте написания слов капслоком, если это не аббревиатура, иначе собеседник подумает, что вы повышаете на него голос.
Отсутствие последовательности в изложении
Говорить одно, а затем противоречить этому – лучший способ потерять профессиональную репутацию. Перед написанием сообщения коллегам или руководству обдумайте основные моменты, составьте план. Затем сверяйте с ним каждое утверждение по мере написания.
Обилие переходных фраз типа «с другой стороны», «однако» создает неоднозначные послания. Оперируйте фактами и подкрепляйте их примерами. Текст типа «Наш отдел хорошо поработал и многого достиг» допустим для популиста и неприемлем для специалиста.
Деловое сообщение должно быть легко понято. Использование сложной терминологии, излишних грамматических оборотов, наличие ошибок, сумбурность изложения и отсутствие фактов недопустимы в официальной переписке. Такое письмо не спасет даже вежливое обращение и соблюдение этикета.
Читать по теме: Что делать, если босс не прав?
